På Statens maritima och transporthistoriska museer värnar vi om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Här förklarar vi hur vi samlar in och använder din personliga information. Vi beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.

Vi vill att du ska känna dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in och hanterar den information vi sparar om dig. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor.

Den här informationen omfattar inte den behandling av personuppgifter som sker inom Statens maritima och transporthistoriska museers rent administrativa verksamhet.

Statens maritima och transporthistoriska museer är en statlig myndighet. Det innebär att uppgifter som skickas till oss blir allmänna handlingar, som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Vid varje sådan begäran görs en sekretessprövning i enlighet med offentlighet och sekretesslagen innan utlämnandet görs. Finns grund för sekretess lämnas personuppgifterna inte ut. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har Statens maritima och transporthistoriska museer ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Personuppgiftsansvar

Statens maritima och transporthistoriska museer, där Vasamuseet, Sjöhistoriska museet, Marinmuseet och Järnvägsmuseet ingår, är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som myndigheten utför. 

Statens maritima och transporthistoriska museer
Box 27131
102 52 Stockholm
Telefon: +46(0)8 519 549 00
E-post: registrator@maritima.se
Organisationsnummer: 202100-1132

Kontakt vid frågor om dataskydd

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter kan du kontakta vårt Dataskyddsombud genom att mejla till:

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som kan användas för att identifiera en enskilda person. Det gäller till exempel namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller också bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator som kan vara personuppgifter även om inga namn nämns.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.

Vi kan komma att behandla dina personuppgifter genom att samla in, registrera, bearbeta och lagra dessa.

Vilka personuppgifter samlar vi in och varför?

Här kan du läsa om vilka personuppgifter vi samlar in om dig som besökare, för vilket ändamål, hur vi behandlar dem, vilken laglig grund vi har och hur länge uppgifterna lagras.

Informera om vår verksamhet

För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag att informera om myndighetens verksamhet kan vi komma att behandla uppgift om namn, yrkestitel, kontaktuppgifter, bild, video- eller ljudinspelningar. Informationen kan användas på myndighetens webbplatser, sociala medier eller i tryckt material (till exempel nyhetsbrev, broschyrer eller rapporter). Generella bilder ”mingelbilder” används utan att varje enskild person tillfrågas. Detsamma gäller för video- och ljudinspelningar. I de fall enskilda personer står i fokus regleras det via samtycke. För barn upp till och med 15 år sker detta endast med vårdnadshavares samtycke. Uppgifterna lagras till dess att informationen inte längre är aktuell eller behövs om inte annat följer av arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

Tillgängliggöra våra samlingar

För att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att förteckna, vetenskapligt bearbeta och tillgängliggöra våra samlingar behandlar vi uppgift om föremåls ägarhistorik, proveniens (namn på tidigare ägare och födelseår) och, i viss utsträckning, personbilder i myndighetens fotosamlingar. Bilder och information om föremål tillgängliggörs på Digitalt museum. Uppgifterna bevaras som en del av det nationella kulturarvet.

Hantera ansökningar om statsbidrag

För att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att hantera ansökningar om statsbidrag till försvarshistoriska museiverksamheter och historiska värdefulla fartyg, behandlar vi uppgift om den sökandes namn, kontaktuppgifter och organisationsnummer/personnummer (i förekommande fall). Uppgifterna lagras i enlighet med arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

Hantera pedagogisk verksamhet, visningar och programverksamhet

För att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att förmedla kunskap inom vårt verksamhetsområde (genom pedagogisk verksamhet, guidade visningar och programverksamhet) behandlar vi uppgift om namn och kontaktuppgifter samt eventuella uppgifter du själv väljer att lämna till exempel om allergier och hälsotillstånd. I de fall fakturering förekommer behandlas även organisationsnummer/personnummer och faktureringsadress. Uppgifterna lagras tills aktiviteten är slutförd eller så länge de behövs för administrativt ändamål. De uppgifter som förekommer på fakturor lagras i minst 10 år.

Hantera inbjudningar och deltagande i seminarier, kurser och evenemang

För att vi ska kunna fullgöra vårt uppdrag att förmedla kunskap inom vårt verksamhetsområde och för ett allmänt intresse (genom seminarier, kurser, pressvisningar och vernissage) behandlar vi uppgift om namn och kontaktuppgifter samt eventuella uppgifter du själv väljer att lämna till exempel om allergier och hälsotillstånd. I de fall fakturering förekommer behandlas även organisationsnummer/personnummer och faktureringsadress. Uppgifterna lagras tills aktiviteten är slutförd eller så länge de behövs för administrativt ändamål. De uppgifter som förekommer på fakturor lagras i minst 10 år.

Hantera deltagande i tävlingar och medskapande i utställningar

För ett allmänt intresse och för att kunna fullgöra vårt uppdrag att förmedla kunskap och tillgängliggöra våra samlingar kan vi komma att behandla kontaktuppgifter och i förekommande fall bild i samband med deltagande i tävlingar eller medskapande genom interaktiva digitala lösningar i utställningar. Uppgifterna lagras tills aktiviteten är slutförd eller då uppgifterna är inaktuella.

Hantera förfrågningar och serviceärenden

För att vi ska kunna utföra vårt uppdrag och besvara frågor kring vår verksamhet, hantera serviceärenden och förfrågningar behandlar vi uppgift om namn, kontaktuppgifter och din korrespondens för den som frågar (via telefon, e-post, synpunktsformulär eller i digitala kanaler inklusive sociala medier). Uppgifterna lagras till dess att ärendet har avslutats. Om förfrågningen är av sådan art att den registrerats i myndighetens diarium lagras uppgifterna i enlighet med arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

Informera genom utskick

För att vi ska kunna skicka ut nyhetsbrev och pressmeddelanden behandlar vi uppgift om mottagarens namn och e-postadress. Behandlingen förutsätter samtycke från mottagaren och samtycke kan när som helst återkallas. Uppgifterna lagras till dess att mottagaren inte längre önskar ta emot utskicken eller informationen inte längre är aktuell eller behövs.

Informera till särskilda intressenter

För att kunna informera om vår verksamhet till särskilda intressenter och som omfattas av till exempel myndighetens nätverksarbete. Behandlar vi uppgift om namn och kontaktuppgifter. Behandlingen förutsätter samtycke från mottagaren och samtycke kan när som helst återkallas. Uppgifterna lagras till dess att mottagaren inte längre önskar ta emot utskicken eller informationen inte längre är aktuell eller behövs.

Köp av varor och biljetter

För att kunna fullgöra avtal vid beställning och köp av vouchers, e-biljetter, publikationer, varor från museibutikerna behandlar vi uppgifter om namn, kontaktuppgifter, betalnings- och köpinformation. Uppgifterna lagras till dess att köpet har genomförts inklusive betalning och leverans. Därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärenden. De uppgifter som förekommer på fakturor lagras i minst 10 år. Vi använder en extern systemleverantör för biljetter till vår programverksamhet. 

Hantera bokning av lokaler

För att vi ska kunna fullgöra avtal om uthyrning av lokal behandlar vi uppgift om namn, kontaktuppgifter, organisations-/personnummer och faktureringsadress för den som bokar. Uppgifterna lagras tills dess att tjänsten är slutförd med undantag för uppgifter som förekommer på fakturor vilka lagras i minst 10 år.

Rekrytera personal

För att vi ska kunna tillsätta lediga tjänster och fullgöra vårt uppdrag behandlar vi uppgift om sökandens namn, kontaktuppgifter, CV och personligt brev, personnummer och i förekommande fall bild. Uppgifterna lagras i minst två år efter det att beslut om anställning vunnit laga kraft. Vid samtycke sparas uppgifterna i upp till ett år för eventuell matchning med andra roller.

Upphandling

För att vi ska kunna fullgöra vår rättsliga förpliktelse och ta emot anbud vid upphandling av varor och tjänster behandlar vi uppgift om namn, personnummer, kontaktuppgifter, i förekommande fall foto och utbildningsbevis/betyg, certifikat, intyg, CV. Personuppgifter avseende vinnande leverantör används/behandlas minst under ramavtalets fyra år. Personuppgifterna bevaras fram till dom vid eventuell överprövning fallit. Vid en eventuell överprövning behöver myndigheten ha tillgång till samtliga uppgifter som skapats under upphandlingsprocessen. Uppgifterna lagras i enlighet med arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter alltid är skyddade hos oss och att behandlingen sker i enlighet med gällande dataskyddsregler och våra interna riktlinjer och rutiner. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter, för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål, har tillgång till dem.

Hur hanterar vi personnummer?

Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsenummer.

Vad har du för rättigheter om vi har dina personuppgifter?

Du har rätt att begära ett registerutdrag och få en kopia på eventuella personuppgifter som finns registrerade hos oss, tillsammans med information om hur de hanteras. Genom att ansöka skriftligen och vara undertecknad av den sökande själv. Det innebär att ansökan måste göras på papper (fax eller epost godtas inte). Det går också bra att skicka ett rekommenderat brev till Statens maritima och transporthistoriska museer. Ange ditt fullständiga namn, personnummer samt kontaktuppgifter.

Posta brevet till:
Statens maritima och transporthistoriska museer
Box 27131
102 52 Stockholm

Du har rätt till ett gratis registerutdrag per år. Svaret skickas skriftligen per post till din folkbokföringsadress, inom en månad.

Registerutdrag för barn

När det gäller barn under 15 år, som inte kan förväntas förstå vad det innebär, ska vårdnadshavaren/vårdnadshavarna istället göra beställningen. Vill du/ni som vårdnadshavare ha ett registerutdrag för ditt/ert barn behöver du/ni skriva under ansökan. Svaret skickas skriftligen per post till barnets folkbokföringsadress.

Rättelse, radering eller begränsning

Du har rätt att begära rättelse av uppgifter som du anser felaktiga, ofullständiga eller missvisande och rätt att begränsa behandlingen av personuppgiften till dess att den är rättad. I vissa fall har du även rätt att få dina personuppgifter raderade. Rätt till radering av uppgifter gäller inte om behandlingen av uppgifterna för att Statens maritima och transporthistoriska museer ska kunna utföra sitt uppdrag eller uppfylla en rättslig förpliktelse (till exempel arkivlag), myndighets- eller domstolsbeslut eller det allmännas intresse. Du kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke för vår behandling av dina personuppgifter, vilket i så fall gäller behandling av personuppgifter från och med tidpunkten då samtycket dras in.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Vi sparar aldrig dina personuppgifter längre än vad som är nödvändigt för respektive ändamål. Se mer om de specifika lagringsperioderna under respektive ändamål.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar personuppgifter i våra egna IT-system eller anlitar oss av andra leverantörer – personuppgiftsbiträden. I de fall vi använder oss av ett personuppgiftsbiträde upprättar vi ett personuppgiftsbiträdesavtal för att försäkra oss om att uppgifterna behandlas enligt gällande regler. Vi strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES-området.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

De medarbetare på Statens maritima och transporthistoriska museer som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter. Förutom de utlämnanden av personuppgifter som myndigheten behöver göra till följd av offentlighetsprincipen använder sig Statens maritima och transporthistoriska museer i vissa fall av personuppgiftsbiträden. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

1. Marknadsföring och information (tjänster för nyhetsbrev och utskick, medie- och webbyråer, distribution).

2. Bokning och service (för att hantera olika event, visningar och kurser)

3. IT- och webbtjänster (företag som hanterar nödvändig drift, utveckling, teknisk support och underhåll av våra IT- och webblösningar).

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas.

Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

1. Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.

2. Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).

När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets integritetspolicy och personuppgiftshantering.

Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig utifrån dina köp och hur du använder våra tjänster, vi kan då samla in från någon annan (s.k. tredje part).

De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande:

1. Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig.

2. Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag

Vi kan också komma att samla in personuppgifter i samband med dokumentation av vår verksamhet och våra evenemang. Dom uppgifter vi samlar in då är fotografier, ljud och videoupptagningar.

Frågor och klagomål

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter är du välkommen att kontakta oss:

Statens maritima och transporthistoriska museer
Box 27131
102 52 Stockholm
Telefon: 08-519 549 00
E-post: dataskyddsombud@maritima.se

Om du inte är nöjd med det svar du får från oss har du rätt att lämna ett klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Datainspektionen