Här kan du läsa om vilka personuppgifter vi samlar in om dig som besökare, för vilket ändamål, hur vi behandlar dem, vilken laglig grund vi har och hur länge uppgifterna lagras. 

Information till allmänheten

Ändamål: För att kunna informera om myndighetens uppdrag, att bevara och utveckla det maritima och transporthistoriska kulturarvet och bygga upp kunskaperna om det. Museerna ska särskilt förmedla kunskap inom sitt kunskapsområde, forskningsverksamhet och erbjuda programverksamhet, utställningar och evenemangserbjudande till allmänheten.

Behandlingar som utförs: Publicering i myndighetens officiella kommunikationskanaler som webbplatser, sociala medier och utskick för att berätta om och tillgängliggöra myndighetens verksamhet, utställningar, program och evenemang.

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn och yrkestitel
  • Bilder på publik
  • Ljud- och videoupptagningar
  • Kontaktuppgifter (i förekommande fall)

Laglig grund: Uppgift av allmänintresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna sköta vår uppgift som myndighet.

Lagringsperiod: Uppgifterna lagras till dess att informationen inte längre är aktuell eller behövs om inte annat följer av arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen. 

Serviceärenden och förfrågningar

Ändamål: För att kunna utföra vårt uppdrag och besvara frågor kring vår verksamhet, hantera serviceärenden och förfrågningar.

Behandlingar som utförs: Kommunikation och besvarande av eventuella frågor till informationsservice (via telefon, e-post, synpunktsformulär eller i digitala kanaler, inklusive sociala medier), utredning av eventuella klagomål, frågor eller supportärenden (inklusive teknisk support).

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn eller användarnamn
  • Kontaktuppgifter (postadress, e-post och telefonnummer)
  • Din korrespondens.

Laglig grund: Uppgift av allmänintresse. Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna sköta vår uppgift som myndighet och besvara frågor kring vår verksamhet och våra lokaler.

Lagringsperiod: Till dess att serviceärendet har avslutats. Om förfrågningen är av sådan art att den registrerats i myndighetens diarium lagras uppgifterna i enlighet med arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.

 

Tillgängliggöra våra samlingar

Ändamål: För att kunna fullgöra vårt uppdrag att förteckna, vetenskapligt bearbeta, visa, tillgängliggöra och förmedla våra samlingar.

Behandlingar som utförs: Insamling och registrering av personuppgifter rörande inköp, donationer och inlån, registrering av ägarhistorik (namn på tidigare ägare), proveniens och, i viss utsträckning, personbilder i myndighetens fotosamlingar.

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn
  • Födelseår

Laglig grund: Myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändig för att myndigheten ska kunna fullgöra sitt myndighetsuppdrag.

Lagringsperiod: I enlighet med arkivlag och offentlighets- och sekretesslag.

Information till särskilda intressenter

Ändamål: 
För att kunna informera om vår verksamhet till särskilda intressenter.

Behandlingar som utförs: Utskick av information till särskilda intressentgrupper och kontaktlistor.

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn.
  • Kontaktuppgifter (postadress, e-post och telefonnummer)

Laglig grund: Samtycke. Behandlingen är nödvändig för att möjliggöra kontakt med de intressegrupper som omfattas av till exempel myndighetens nätverksarbete. Om uppgifterna inte lämnas eller återtas kan vi inte längre tillhandahålla information.

Lagringsperiod: Till dess att samtycket dras tillbaka.

Prenumeration av pressmeddelanden och nyhetsbrev

Ändamål: För att kunna informera om vår verksamhet till särskilda intressenter.

Behandlingar som utförs: Utskick av nyhetsbrev och pressmeddelanden.

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn.
  • Kontaktuppgifter (postadress, e-post och telefonnummer)

Laglig grund: Fullgörande av avtal. Behandlingen är nödvändig för att de som frivilligt anmält sig till nyhetsbrev och pressmeddelanden ska kunna ta emot utskicken. Om uppgifterna inte lämnas eller återtas kan vi inte längre tillhandahålla nyhetsbrev, pressmeddelande eller information.

Lagringsperiod: Till dess att tjänsten/prenumerationen avslutas.

Köp av varor och tjänster

Ändamål: För att kunna hantera köp av vouchers, e-biljetter, publikationer, varor från museibutikerna, kurser, resor, visningar, uthyrning av lokaler med mer.  

Behandlingar som utförs: Leveranser (inklusive avisering och kontakter rörande leveransen), hantering av betalning, hantering av reklamation och garantiärende

Kategorier av personuppgifter:

  • Kontaktuppgifter (Postadress, e-post och telefonnummer)
  • Betalningsinformation
  • Köpinformation (till exempel vilken vara som har beställts eller om varan ska levereras till en annan adress).

Laglig grund: Fullgörande av avtal. Insamlingen av dina personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtaganden enligt köpeavtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras och vi tvingas därför neka dig köpet.

Lagringsperiod: Till dess att köpet av tjänster har genomförts inklusive betalning och leverans av varan/tjänsten. Därefter i syfte att kunna hantera eventuella reklamations- och garantiärenden.

Bokning av lokaler och tjänster

Ändamål: För att kunna hantera bokningar av lokaler och tjänster, till exempel konferenslokaler, skolprogram, visningar, kurser, föredrag.

Behandling som utförs: Mottagande av bokningar, om- och avbokningar, utskick av bokningsbekräftelser, kommunikation kring bokningen, hantering av betalning.

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (faktureringsadress, e-post och telefonnummer)
  • Organisations-/personnummer
  • Eventuella anteckningar du själv väljer att lämna det kan vara uppgifter om allergier, hälsotillstånd eller andra uppgifter om dig.

Laglig grund: Fullgörande av avtal. Insamlingen av personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtagande enligt tjänsteavtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras.

Lagringsperiod: Personuppgifter som finns i bokningssystem gällande skolprogram, visningar, konferenslokaler, föredrag sparas tills vidare. Du kan när som helst meddela att du vill få dina personuppgifter borttagna ur systemet.

Deltagande i evenemang 

Ändamål: För att kunna genomföra och hantera deltagande i olika evenemang, till exempel vernissage, pressvisningar och tävlingar. 

Behandlingar som utförs: Insamling och registrering av de som önskar delta i olika evenemang.

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn
  • E-post

Laglig grund: Fullgörande av avtal. Insamlingen av personuppgifter krävs för att vi ska kunna fullgöra våra åtagande enligt tjänsteavtalet. Om uppgifterna inte lämnas kan våra åtaganden inte fullgöras.

Lagringsperiod: Till dess att evenemanget är genomfört.

Rekrytera personal

Ändamål: För att kunna tillsätta lediga tjänster och fullgöra vårt uppdrag.

Behandlingar som utförs:

  • Insamling från kandidater för rekrytering
  • Lagring under rekryteringsprocessen
  • Delning mellan rekryterare, chefer och eventuella blivande kollegor
  • Radering efter fullföljd rekryteringsprocess
  • Ansökan med bifogade bilagor
  • Kommunikation kring ansökningsintervjuer
  • Lagring av CV för framtida rekryteringsprocesser vid samtycke
  • Hantering av spontanansökningar

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter (postadress, e-post och telefonnummer)
  • CV, utbildning, kompetens, personligt brev
  • Foto 

Laglig grund: Samtycke. Samtycke från den som söker en tjänst. Samtycke krävs för att få spara CV för eventuella nya rekryteringsprocesser. Fullgörande av rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig i rekryteringsprocessen.

Lagringsperiod: Uppgifterna sparas i två år från den dagen ansökningstiden har gått ut. Personuppgifterna bevaras fram till överklagandetiden är slut då vid ett eventuellt överklagande behöver ha tillgång till uppgifter i rekryteringsprocessen. Vi kan ha behov av att ta del av information om att kandidater sökt tjänst tidigare hos oss. Vid samtycke sparas uppgifterna i upp till ett år för eventuell matchning med andra roller.

Upphandling

Ändamål: För att ta emot anbud vidupphandling av varor och tjänster.

Behandlingar som utförs: Registrerar ansökan med bifogade bilagor, kommunikation kring anbudsförfarandet

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn, personnummer
  • Kontaktuppgifter (postadress, e-post och telefonnummer)
  • Foto
  • Utbildningsbevis/betyg, certifikat, intyg, CV

Laglig grund: Fullgörande av rättslig förpliktelse. Behandlingen är nödvändig i upphandlingsprocessen.

Lagringsperiod: Personuppgifter avseende vinnande leverantör används/behandlas minst under ramavtalets fyra år. Personuppgifterna bevaras fram till överklagandetiden är slut då vid ett eventuellt överklagande behöver ha tillgång till uppgifter i upphandlingsprocessen. Namn och kontaktuppgifter diarieförs och bevaras. Vinnande anbud bevaras.

 

Ansökan om statsbidrag

Ändamål: För att främja ett levande kulturarv som bevaras, används och utvecklas. 

Behandling som utförs:  Registrerar ansökan med bifogade bilagor, kommunikation kring ansökningsförfarandet.

Kategorier av personuppgifter:

  • Namn
  • Personnummer (i förekommande fall)
  • Kontaktuppgifter (postadress, e-post och telefonnummer)

Laglig grund: Myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändig för att myndigheten ska kunna fullgöra sitt myndighetsuppdrag.

Lagringsperiod: Bevaras i enlighet med arkivlagen och offentlighets- och sekretesslagen.